Para muchas empresas la optimización de los costes de impresión resulta un objetivo que nunca llegan a cumplir. Ello se debe a que el propósito busca conseguir un ahorro para que, con menos dinero invertido en esta partida, las organizaciones obtengan el mismo resultado. Es por ello que a continuación vamos a hacer un recorrido por las distintas opciones con las que cuentan los negocios hoy en día para lograr este objetivo.

En este sentido, es interesante tener presente que para ahorrar en el uso de la impresora hay que buscar el ajuste de todos los costes que formen parte de este proceso: desde el consumo energético, hasta el papel, pasando por las distintas modalidades de impresión que se pueden llevar a cabo.

Consejos básicos

Así, en lo que respecta a los elementos básicos que se han de tener en cuenta para recortar el coste por página de la impresora destaca el ahorro energético de este aparato cuando se encuentra tanto en reposo como en hibernación. Estas dos posiciones son valores que no solemos tener en cuenta pero que resultan un coste notorio para nuestro bolsillo, sobre todo en el ámbito de la empresa, pues rara vez estas se apagan y terminan encendidas las 24 horas del día.

En el caso de las impresoras láser, el ahorro de energía también se ha de planear a la hora del precalentamiento que estos productos requieren antes de empezar a imprimir. Así, se trata de un ahorro que puede suponer hasta un 50% de la energía entre un modelo de impresora y otro, sobre todo, teniendo en cuenta el precio al que hoy en día se encuentra el kilovatio.

Otro de los básicos que todo negocio ha de tener presente es el ahorro del papel a través del uso de la impresión a doble cara. De esta manera la empresa consigue que este consumible se optimice en cada uso que lleva a cabo. En este sentido, además, se logra reducir el peso de los papeles que utiliza el profesional, así como el espacio que se utiliza para archivar tales documentos, como es el caso de las facturas.

En relación al ahorro del papel, otro truco que resulta imprescindible de poner en la práctica es el uso de las bandejas de entrada con diferentes tipos de papel. De esta manera las impresiones de consumo interno pueden utilizar papel reciclado mientras que las impresiones destinadas a los clientes y proveedores pueden elaborarse utilizando un papel en una calidad superior.

Elección del tipo de impresora

Por su parte, dentro de esta tipología de gastos hay que tener en cuenta si en la empresa se van a utilizar impresoras láser o por el contrario una impresora de inyección a tinta. Esta decisión es una de las más importantes que se tienen que tomar ya que, en general, si los documentos a imprimir son escasos y de pocas páginas, la decisión pasará por utilizar una impresora de inyección a tinta. Sin embargo, si la organización se caracteriza por necesitar imprimir tiradas largas de documentos, la opción de la impresora láser suele ser más efectiva.

Al respecto, el lector también debe tener en cuenta que los cartuchos xl ayudan a reducir hasta en la mitad el coste de la impresión de la tinta. Una decisión con la que además conseguirán una mayor autonomía, permitiendo imprimir más páginas por cartucho, lo que acerca el coste por página a las impresoras láser.

En paralelo, el ahorro de tinta también se puede alcanzar a través del uso de una tecnología de impresión más eficiente, de modo que la empresa puede imprimir un mayor número de páginas con la misma cantidad de tinta. Es por ello que las oficinas se pueden inclinar por utilizar impresoras que contengan cabezales de impresión con el ancho completo de la página, los cuales resultan más eficientes.

Asimismo, la elección de la impresora pasa por el uso de productos que lleven a cabo impresiones más duraderas que la media de sus competidoras. Estas son producto del uso de tintas de calidad, que hacen que se mantengan en buen estado a pesar de estar expuestas al sol o sufrir algún derrame de líquidos. Así, una mejor fijación de la tinta evita volver a imprimir el mismo documento en un lapso de tiempo reducido.

En el mismo sentido, si se revisan bien los documentos antes de enviarlos a la impresora, esta acción reduce las impresiones fallidas. Pero este objetivo también se puede lograr si se utiliza la vista previa de impresión, ya que con este breve paso se pueden descartar pequeños errores de formato que se hayan podido cometer.

Calidad e intervalos de la impresión

 La calidad de la impresión así como los intervalos que se utilicen para llevar a cabo este proceso también evitan el gasto innecesario de tinta. En esta línea, conviene tener en cuenta que si se selecciona una calidad de la impresión de manera ajustada a la calidad del texto, gráficos e imágenes, distinguiendo entre documentación de uso interno y las impresiones que se entregan al cliente, se puede ahorrar una cantidad considerada de tinta.

Relacionado con este aspecto se encuentra el uso de fuentes en las distintas impresiones. De hecho, saber elegir el tipo de letra más adecuada puede suponer un ahorro importante para la empresa. Así, la tipografía Garamond consume menos que la Times New Roman. De la misma forma, también se puede optar por las tipografías denominadas eco, que cuentan con perforaciones a pequeña escala de carácter imperceptible a partir de las cuales los usuarios pueden ahorrar una cantidad de tinta importante a lo largo del tiempo y de los usos.

Dentro de este apartado, asimismo, destaca el uso consciente de las impresoras, por lo que se ha de inculcar en la empresa el hábito de imprimir únicamente aquello que resulte necesario. Es por ello que cuando se imprime una página web se ha de seleccionar únicamente aquello que interesa, descartando anuncios y demás elementos innecesarios. Lo mismo sucede cuando se tiene que reproducir una hoja de cálculo, ya que lo recomendable es seleccionar el intervalo correcto.

Por último, dentro de este apartado también hay que tener presente que otro ejemplo de impresión innecesaria son los correos electrónicos que presentan advertencia de mensaje privado o disclaimer. Ello se debe a que legalmente tienen una utilidad limitada y el gasto de su impresión es un gasto innecesario.

Número de páginas

 Una de las formas más útiles de ahorrar en el consumo de las impresoras de la oficina se ubica en la reducción del número de páginas total que se imprimen en estos espacios. Así, para alcanzar este propósito muchas veces basta con establecer una clave de impresión que limite el uso de las impresoras y de los trabajos que en ellas tienen lugar.

En la misma línea se sitúa el establecimiento de cuotas de impresión. Sin embargo, estos han de ser realistas, para que no se perjudique con ellos la productividad de los empleados. Así, es suficiente con concienciar a los miembros de la empresa de que se debe enviar a la impresora solo aquello que requiere estar en formato papel.

Es por ello que muchas empresas optan, en la actualidad, por potenciar alternativas digitales al documento en papel. En esta línea, las más comunes son las que han sido convertidas en documentos PDF, ya que además de poder ser analizados en ordenadores, estos trabajos pueden ser utilizados en dispositivos móviles e ebooks, tanto para su lectura como para su corrección.

Además, el uso de dos pantallas evita tener que imprimir un documento con el que se vaya a trabajar, de modo que la primera sirve para visualizar y la segunda para trabajar. De hecho, dentro de esta opción incluso se pueden cambiar los formatos de las pantalla, de modo que el modo panorámico permitirá a los profesionales tener dos archivos de texto a modo completo, por lo que se evitará imprimir uno de ellos.

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Políticas de impresión

 Por último, también la empresa puede mejorar sus ingresos a través del establecimiento de políticas de impresión. Así, se puede contemplar el gasto de la impresión como una inversión, si con ello se consiguen más clientes, aumentando a la vez el volumen de facturación. Esta política es consecuencia de los distintos documentos que se entregan, ya que los dosieres que llegan a los clientes pueden determinar una decisión clave para materializar una venta.

Una política similar es la que relaciona el gasto en impresión con la mejora de la productividad de los empleados. Así, si la empresa cuenta con impresoras más rápidas se evita que estos permanezcan una mayor cantidad de tiempo de pie esperando el documento que van a utilizar. De hecho, este lapso de tiempo también repercute en el cliente, pues en más ocasiones de las que se debería las empresas terminan dejándolos solos mientras que los empleados esperan a que se termine de imprimir un trabajo que se les va a mostrar a estos. Es por ello que estas prácticas pueden ser descartadas si se tiene a mano una impresora eficiente, con la que mejoran de manera indirecta su porcentaje de ventas.